1.姓名之譯音：
a.領有中華民國護照之中文姓名與戶籍資料相同者，應依其護照之英文姓名，以姓在前、名在後之方式登載；如有外文別名，得於英文姓名後登打( A.K.A.外文別名)。
b.領有中華民國護照之中文姓名與戶籍資料不同，或未領有中華民國護照者，應依前點第二款第二目載有英文姓名之文件登載。
c.無前二目英文姓名者，依中文譯音使用原則，將其姓名之國家語言讀音逐字音譯為英文字母。但臺灣原住民族依其文化慣俗登記傳統姓名單列原住民族文字者，應以該原住民族文字作為外文姓名；臺灣原住民族漢人姓名或中文傳統姓名並列傳統姓名之原住民文字者、其他少數民族及歸化我國國籍者，得以姓名並列之原住民族文字或羅馬拼音作為外文姓名。
d.前目原住民族文字非屬英文字母者，應轉換為英文字母。
e.已婚者申請外文姓名加冠、改從配偶姓或回復本姓，或離婚、喪偶者申請外文姓名回復本姓，應檢附相關證明文件。
2.出生地之譯音：
a.以申請人提憑之證明文件為主。
b.無提憑證明文件，由戶役政資訊系統自動顯示中英文出生地資料。
c.系統無對照資料者，得至內政部地政司全球資訊網線上地名譯寫系統查詢轉譯，並填註於英文戶籍謄本其他譯音資料申請表；英文戶籍謄本記載方式如下：
(a)在國內及大陸地區出生者：依出生之省、直轄市或特別行政區名稱記載；於國內福建省金門縣及連江縣出生者，並應於記事欄載明出生地省、縣及我國國名縮寫；不載明省之英譯。
(b)在國外出生者：記載其出生國國名。
3.個人記事英譯以身分記事為原則，申請人提出其他記事英譯之需求者，亦得予以節錄。
4.全戶動態記事僅英譯最後一筆遷徙資料。
5.日期之英譯，依月、日、年(西元)之順序填寫，除月份需填註英文縮寫外，其餘均填寫阿拉伯數字。
6.行政區域由系統自動顯示中英文資料，街路門牌由戶政人員自行輸入，其資料來源依各直轄市、縣(市)政府規定辦理。
7.行政區域及地址：英文填寫順序依室（Rm.）樓（F）號（No.）棟（Bldg.）衖（Sub-alley）弄（Aly.）巷（Ln.）段（Sec.）街（St.）路（Rd.）大道(Blvd.)鄰（Neighborhood）村、里（Vil.）區（Dist.）鄉、鎮（Township）市（City）縣（County），省僅載明名稱，不載明省之英譯。